Thông thường vào cuối năm, các chi cục thuế sẽ lên danh sách những doanh nghiệp năm tới thuộc diện phải thanh tra, quyết toán thuế. Đối tượng được ưu tiên sẽ là những doanh nghiệp có dấu hiệu bỏ trốn, những doanh nghiệp có rủi ro cao về thuế, tiếp đó là những doanh nghiệp lớn, nhỏ. Khi có danh sách chính thức, cơ quan thuế sẽ thông báo cho bạn sơ qua về kế hoạch, nội dung quyết toán. Trong bài viết này, Fast Quality sẽ lưu ý cho bạn những nội dung quan trọng trong quá trình chuẩn bị cho việc quyết toán thuế sắp tới.
Công tác sắp xếp chứng từ gốc chuẩn bị quyết toán thuế
Chuẩn bị đi quyết toán thuế chúng ta cần sắp xếp chứng từ gốc hàng tháng theo tuần tự của bảng kê thuế đầu vào đầu ra đã in và nộp báo cáo cho cơ quan thuế hàng tháng: Bắt đầu tư tháng 1 đến tháng 12 của năm tài chính, các chứng từ gốc như: hóa đơn đầu vào đầu ra được kẹp chung với tờ khai thuế GTGT hàng tháng đã nộp cho cơ quan thuế.
Công tác sắp xếp chứng từ gốc chuẩn bị quyết toán thuế
Mỗi chứng từ hoặc một nhóm chứng từ phải kèm theo:
- Hóa đơn bán ra phải kẹp theo Phiếu thu nếu bán ra hoặc thu tiền vào đồng thời kẹp thêm phiếu xuất kho, kẹp theo hợp đồng và thanh lý nếu có.
- Hóa đơn mua vào (đầu vào) phải kẹp với phiếu chi và phiếu nhập kho, phiếu đề nghị thanh toán kèm theo hợp đồng, thanh lý nếu có. Nếu bán chịu phải kẹp phiếu kế toán (hay phiếu hoạch toán) và phiếu xuất kho kèm theo hợp đồng, thanh lý nếu có… Tất cả phải có đầy đủ chữ ký theo chức danh.
- Kẹp riêng chứng từ của từng tháng, mỗi tháng một tập có bìa đầy đủ.
Sắp xếp báo cáo đã nộp cho cơ quan thuế
Việc sắp xếp các báo cáo cũ nên làm như sau:
- Đi kèm theo chứng từ của năm nào là báo cáo của năm đó. Một số báo cáo thường kỳ là: Tờ khai kê thuế GTGT hàng tháng, Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn, Xuất Nhập Khẩu, Môn Bài, Tiêu thụ đặc Biệt, báo cáo thuế thu nhập doanh nghiệp tạm tính hàng quý.
- Báo cáo tài chính, quyết toán thuế TNDN, TNCN, hoàn thuế kèm theo của từng năm.
Sắp xếp các hợp đồng kinh tế
Các loại hợp đồng kinh tế được phân loại như sau:
- Sắp xếp đầy đủ theo tuần tự từng hợp đồng đầu vào/ đầu ra: Kiểm tra các biên bản, giấy tờ của từng hợp đồng nếu có: hợp đồng, biên bản nghiệm thu, thanh lý hợp đồng.
- Hợp đồng lao động và hệ thống thang bảng lương: hợp đồng lao động, bảng lương, phải có chữ ký đầy đủ.
- Các quyết định bổ nhiệm, điều chuyển công tác, tăng lương.
Các loại hợp đồng kinh tế cần chuẩn bị kỹ lưỡng
Chuẩn bị sổ sách đã in hàng năm (theo hình thức Nhật ký chung)
Các loại sổ sách phải được phân loại và sắp xếp cụ thể như sau:
- Sổ nhật ký chung.
- Sổ nhật ký bán hàng.
- Sổ nhật ký mua hàng.
- Sổ nhật ký chi tiền.
- Số nhật ký thu tiền.
- Sổ chi tiết công nợ phải thu cho tất cả các khách hàng.
- Sổ chi tiết công nợ phải trả cho tất cả các nhà cung cấp.
- Biên bản xác nhận công nợ của từng đối tượng (nếu có) cuối năm.
- Sổ quỹ tiền mặt và sổ chi tiết ngân hàng.
- Sổ cái các tài khoản: 131 , 331, 111, 112, 152, 153, 154, 155, 211, 214,…621, 622,
627, 641, 642,…Tùy theo doanh nghiệp sử dụng quyết định 48 hoặc 15. - Sổ tổng hợp về tình hình tăng giảm tài sản cố định.
- Sổ tổng hợp về tình hình tăng giảm công cụ dụng cụ.
- Sổ khấu hao tài sản cố định.
- Sổ khấu hao công cụ dụng cụ.
- Thẻ kho/ sổ chi tiết vật tư.
- Bảng tổng hợp nhập xuất tồn từng kho.
- Toàn bộ chứng từ đã nhập đều phải in ra ký (đầy đủ chữ ký).
Lưu ý: số thứ tự các phiếu phải được đánh và sắp xếp tuần tự.
Hồ sơ pháp lý
Các loại hồ sơ pháp ý bao gồm:
- Chuẩn bị đầy đủ cả gốc và photo công chứng (xác thực).
- Các công văn đến/đi liên quan đến cơ quan thuế.
Chuẩn bị các loại hồ sơ pháp lý đầy đủ
Kiểm tra chi tiết khác
Bạn hãy lưu ý kiểm tra đầy đủ các chi tiết sau đây:
- Kiểm tra tra đối chiếu giữa sổ chi tiết với sổ tổng hợp tài khoản (sổ cái).
- Kiểm tra đối chiếu các nghiệp vụ kinh tế phát sinh so với sổ định khoản: hóa đơn đầu
ra – vào và sổ kế toán. - Kiểm tra đối chiếu công nợ khách hàng.
- Kiểm tra các khoản phải trả.
- Kiểm tra dữ liệu nhập và khai báo thuế giữa hóa đơn đầu vào – ra với bảng kê khai thuế.
- Đầu vào và đầu ra có cân đối.
- Kiểm tra ký tá có đầy đủ.
- Kiểm tra lại xem định khoản các khoản phải thu và phải trả định khoản có đúng.
- Kiểm tra lại bảng lương xem ký có đầy đủ, số liệu trên sổ cái 334 và bảng lương có khớp (đối với nhân viên phải có hồ sơ đầy đủ).
Hãy áp dụng những nguyên tắc này trong toàn bộ quá trình chuẩn bị quyết toán thuế của công ty bạn đối với cơ quan thuế nhà nước. Chắc chắn những lưu ý ở phía trên mà Fast Quality vừa cung cấp sẽ giúp doanh nghiệp của bạn có được sự chuẩn bị chu đáo nhất cho quá trình quyết toán thuế diễn ra nhanh chóng và thuận lợi.
