Doanh nghiệp thường xuyên mắc phải những rủi ro về thuế vì nhiều nguyên nhân như không nắm được luật quy định, hay kê khai thuế bị xảy ra nhiều lỗi,… Dẫn đến nhiều khả năng là doanh nghiệp bị phạt nặng vì những lí do không đáng có này. Hãy cùng Fast Quality tìm hiểu qua nguyên nhân và rủi ro về thuế mà doanh nghiệp có thể mắc phải, và cách ngăn ngừa những rủi ro này sao cho đúng luật qua bài viết sau đây nhé.
Thuế là gì? Trách nhiệm thuế là gì?
Nói theo ngôn ngữ chuyên ngành thì thuế có 2 loại là thuế trực thu và thuế gián thu. Nhưng cho dù là loại nào thì thuế vẫn là số mà doanh nghiệp không được hưởng. Doanh thu là số còn lại của doanh nghiệp sau khi trừ đi thuế giá trị gia tăng. Lợi nhuận còn lại của doanh nghiệp là số còn lại sau khi trừ đi thuế thu nhập doanh nghiệp.
Trong các trách nhiệm của doanh nghiệp, trách nhiệm về thuế là trách nhiệm có tính bắt buộc cao nhất. Nhà nước có quyền áp đặt các quy định của mình trong việc xác định số thuế mà doanh nghiệp phải nộp. Nói một cách dễ hiểu thì rủi ro về thuế là khả năng doanh nghiệp phải nộp thuế nhiều hơn so với số thuế mà doanh nghiệp tự xác định.
>>> Xem thêm: Giải pháp toàn diện giúp hoàn thiện số sách kế toán và hạn chế những rủi ro về thuế cho DN
Các loại rủi ro về thuế mà các doanh nghiệp thường gặp phải
Trong việc quyết toán thuế, các doanh nghiệp mới, chưa có nhiều kinh nghiệm thường dễ mắc phải 3 rủi ro sau:
- Bị tính cao hơn: Thông thường nó liên quan đến việc doanh nghiệp không đáp ứng được các điều kiện và yêu cầu của thuế. Trường hợp này có thể do doanh nghiệp (thụ động) không đáp ứng đầy đủ các điều kiện hoặc buộc phải chấp nhận (chủ động) do thực tế kinh doanh.
- Bị phạt: Trường hợp này là do doanh nghiệp hiểu sai hoặc làm sai các quy định. Nó rất phổ biến và có thể xảy ra bất cứ lúc nào, tại bất cứ doanh nghiệp nào.
- Bị ấn định thuế: Đây là trường hợp thảm khốc nhất mà không một doanh nghiệp nào mong muốn.
- Mất sổ sách và chứng từ: Trường hợp này thường xảy ra ở các doanh nghiệp nhỏ hoặc mới thành lập, khi bộ máy kế toán chưa có hoặc chưa ổn định, khi lãnh đạo doanh nghiệp không quan tâm đến kế toán và thuế, khi doanh nghiệp chưa có quy trình hoặc các yêu cầu cần thiết.
Rủi ro về thuế
Vậy làm thế nào để ngăn ngừa rủi ro về thuế? Đó là một câu hỏi không dễ trả lời đầy đủ. Nó còn khó hơn khi trả lời cho chủ và người điều hành doanh nghiệp – những người không nắm được các quy định chuyên môn về thuế và kế toán. Để có thể trả lời câu hỏi này, bạn có thể liên hệ đến Fast Quality, với đội ngũ chuyên gia có nhiều năm kinh nghiệm trong việc quyết toán thuế sẽ giúp bạn giải đáp mọi thắc mắc và tư vấn giải pháp giúp ban ngăn ngừa rủi ro về thuế tốt nhất.
Lý do dẫn đến việc gặp phải rủi ro
Lý do để dẫn đến những rủi ro này thường nằm trong những lỗi nhỏ trong quá trình làm việc nếu hông sửa chữa kịp thời sẽ đem đến những rủi ro lớn cho doanh nghiệp:
- Chuyển trụ sở: Vì nhiều nguyên nhân khác nhau mà doanh có thể phải chuyển trụ sở, nhất là với các doanh nghiệp nhỏ hoặc mới thành lập. Rất nhiều thứ phải di chuyển và sắp xếp lại. Rồi một ngày nào đó, doanh nghiệp mới phát hiện ra là không biết sổ sách, chứng từ của mình ở đâu.
- Không in bản cứng để lưu trữ: Máy tính là công cụ đắc lực cho con người. Nhưng rất nhiều trường hợp nó lại trở thành kẻ tội đồ. Máy tính hỏng, phần mềm hỏng, mất dữ liệu. Nguyên nhân thì có thể do khách quan, do vô tình và cũng có thể là cố ý. Khi mọi thứ vẫn ở trong máy tính, nếu mất là mất tất cả.
- Lưu trữ lộn xộn, không có hệ thống: Điều này dẫn đến việc thất lạc hoặc nó nằm ở một nơi nào đó mà không dễ tìm ra.
- Không bàn giao khi thay đổi nhân sự: Việc thay đổi nhân sự kế toán không phải là hiếm nếu không muốn nói là thường xuyên. Khi thay đổi nhân sự mà không bàn giao hoặc bàn giao không đầy đủ thì rất dễ mất, thiếu hoặc vẫn đủ mà không biết nó ở đâu.
- Cố ý: Rất nhiều trường hợp ở doanh nghiệp nhỏ. Vì một lý do nào đó mà người làm bất mãn, chán ghét công ty hoặc ông chủ, hoặc họ sợ trách nhiệm khi làm sai. Khi những người này nghỉ việc mà công ty không yêu cầu bàn giao đầy đủ thì rất dễ xảy ra việc mất dữ liệu, sổ sách chứng từ, hóa đơn…
- Thuê kế toán làm part-time: Rất nhiều doanh nghiệp nhỏ không đủ nguồn lực để tổ chức bộ máy kế toán và sử dụng dịch vụ của một công ty chuyên nghiệp. Khi đó doanh nghiệp tìm đến những người làm part-time. Doanh nghiệp chuyển hết hóa đơn chứng từ cho người làm kế toán nhưng suốt một thời gian dài không nhận lại sổ sách, chứng từ, hoặc nhận lại không đầy đủ.
- Và còn rất nhiều nguyên nhân khác nữa…
>>>Xem thêm: Dịch vụ thành lập doanh nghiệp có thực sự mang đến hiệu quả?
Biện pháp phòng tránh
Thực ra cách phòng tránh tình huống này không đòi hỏi gì nhiều. Doanh nghiệp chỉ cần thực hiện các thao tác cực kỳ đơn giản sau:
Sao lưu dữ liệu
Cho dù công ty có sử dụng phần mềm kế toán online, offline hay chỉ đơn giản là làm kế toán trên excel thì cũng thường xuyên sao lưu dữ liệu và lưu trữ chúng ở nơi an toàn. Nếu có gặp trục trặc gì thì việc phục hồi cũng nhanh chóng và không hề tốn kém.
In bản cứng
Thao tác này cũng chẳng hề tốn kém, có chăng là một chút giấy mực và thời gian đặt lệnh in. Nếu đó là bản chuẩn rồi thì có mất dữ liệu mềm cũng không cần làm lại. Nếu bản tin đó còn sai sót thì sau này cũng chỉ cần sửa chữa thôi. Thời gian và công sức cũng sẽ tiết kiệm được rất nhiều.
- Về chứng từ và các bảng kê: doanh nghiệp nên in ngay khi khởi tạo.
- Về sổ sách: tùy theo tình hình thực tế mà doanh nghiệp có thể chọn in hàng tháng hoặc tối thiểu hàng quý. Nếu không in đầy đủ thì ít nhất cũng phải in Nhật ký chung và bảng cân đối số phát sinh.
Lưu trữ an toàn và có hệ thống
Việc lưu trữ an toàn sẽ giúp doanh nghiệp tránh các rủi ro về thuế sau này
Hãy đảm bảo việc lưu trữ báo cáo, sổ sách và chứng từ kế toán được thực hiện một cách khoa học và an toàn. Nếu ở công ty có không gian thì hãy dành không gian an toàn cho việc lưu trữ. Hãy đóng bộ, đóng quyển rồi lưu vào tủ, thùng sắt. Sau đó giao cho người chịu trách nhiệm bảo quản và khóa lại là tốt nhất. Tránh những nơi có nguy cơ bị ngập, bị ướt hoặc lẫn lộn với những thứ khác. Nếu doanh nghiệp sử dụng dịch vụ kế toán bên ngoài hay thuê kế toán làm part-time thì khi chuyển giao tài liệu hãy lập bảng kê chi tiết các chứng từ đã bàn giao. Khi nhận lại phải đảm bảo không mất mát. Luôn luôn yêu cầu bàn giao đầy đủ sổ sách, chứng từ khi xong việc.
>>>Xem thêm: 6 lợi ích “vàng” khi sử dụng dịch vụ kế toán
Mong rằng những thông tin trên sẽ giúp Quý công ty có được cho mình ít kiến thức để tránh được những rủi ro không đáng có khi thực hiện các công việc có liên quan đến thuế. Ngoài ra để bảo đảm về tính chuyên nghiệp, tiết kiệm thời gian và tránh những rủi ro không cần thiết thì Quý công ty có thể tham khảo và sử dụng dịch vụ về thuế và kế toán tại Fast Quality nhé.
