Gần đây, có khá nhiều công ty gặp phải tình trạng hóa đơn dịch vụ đã được xuất và gửi đi nhưng bị trả lại do nhiều nguyên nhân khách quan và chủ quan như do chất lượng dịch vụ không đạt yêu cầu của khách hàng hoặc do khách hàng kết thúc hợp đồng trước hạn đã kê khai thuế thì phải giải quyết ra sao đối với hóa đơn giá trị gia tăng đã xuất? Hãy cùng Fast Quality tìm hiểu cách xử lý tốt nhất cho vấn đề này thông qua bài viết sau đây.
Cung cấp dịch vụ đã xuất hóa đơn nhưng bị trả lại – Trường hợp 1
Yêu cầu trả lại tiền, thanh lý hợp đồng và trả lại hóa đơn đã xuất
Công ty cung cấp dịch vụ đã bàn giao dịch vụ, xuất hóa đơn và 2 bên đã kê khai thuế. Nhưng trong quá trình sử dụng dịch vụ, dịch vụ không đáp ứng được nhu cầu của khách hàng nên khách hàng đã yêu cầu trả lại tiền, thanh lý hợp đồng và trả lại hóa đơn đã xuất. Đây là trường hợp ít khi xảy ra trong quá trình hoạt động kinh doanh của các công ty dịch vụ. Nên khi có liên quan đến trường hợp này, bên cung cấp dịch vụ thường rất lúng túng khi xử lý. Hướng giải quyết như sau:
- Căn cứ vào khoản 2, điều 17 Nghị định 51/2010/NĐ-CP ban hành ngày 14 tháng 05 năm 2010: “2. Trường hợp hóa đơn đã lập được giao cho người mua nếu phát hiện lập sai, hoặc theo yêu cầu của một bên, hàng hóa, dịch vụ đã mua bị trả lại hoặc bị đòi lại, hai bên lập biên bản thu hồi các liên của số hóa đơn lập sai, hoặc hóa đơn của hàng hóa, dịch vụ bị trả lại, bị đòi lại và lưu giữ hóa đơn tại người bán.”
- Và tại công văn số 6222/CT-TTHT được Cục Thuế TP. Hà Nội ban hành ngày 13 tháng 02 năm 2019 có kết luận: Căn cứ các quy định trên, trường hợp Công ty đã xuất hóa đơn về việc cung cấp dịch vụ chỉnh sửa và phát triển phần mềm, Công ty và khách hàng đã kê khai thuế hóa đơn trên. Sau đó do dịch vụ không đáp ứng nhu cầu của khách hàng, khách hàng thanh lý hợp đồng, trả lại hóa đơn và không thanh toán cho Công ty thì: Hai bên lập biên bản thu hồi hóa đơn của dịch vụ ghi trong biên bản thanh lý hợp đồng và lưu giữ hóa đơn tại nơi người bán theo hướng dẫn tại Điều 17 Nghị định số 51/2010/NĐ-CP của Bộ Tài chính nêu trên. Biên bản thu hồi hóa đơn phải thể hiện được nội dung lý do thanh lý hợp đồng và các thỏa thuận bồi thường giữa hai bên (nếu có). Đồng thời, Công ty thực hiện điều chỉnh, khai bổ sung hồ sơ khai thuế theo quy định tại Khoản 5 Điều 10 Thông tư 156/2013/TT-BTC.”
Kết luận: Đối với trường hợp này, bên cung cấp dịch vụ sẽ lập biên bản thu hồi hóa đơn theo nội dung ghi trên biên bản thanh lý hợp đồng. Bên bán nhận lại và lưu giữ hóa đơn theo đúng quy định của pháp luật. Đồng thời, kê khai bổ sung thuế tại kỳ thuế phát sinh số hóa đơn đã thu hồi này!
Cung cấp dịch vụ đã xuất hóa đơn nhưng bị trả lại – Trường hợp 2
Khách hàng kết thúc thời hạn sử dụng dịch vụ trước hạn nhưng hóa đơn giá trị gia tăng đã xuất cho toàn bộ thời hạn của hợp đồn
Khách hàng kết thúc thời hạn sử dụng dịch vụ trước hạn nhưng hóa đơn giá trị gia tăng đã xuất cho toàn bộ thời hạn của hợp đồng. Đây là trường hợp thường xuyên xảy ra ở các công ty cung cấp dịch vụ như: Cho thuê nhà, cho thuê văn phòng, cho thuê phần mềm,…Khi ký hợp đồng, bàn giao dịch vụ và xuất hóa đơn thì giá trị hóa đơn là toàn bộ giá trị đã ký kết trên hợp đồng. Nhưng vì một lý do nào đó, khách hàng muốn chấm dứt hợp đồng trước hạn. Vậy, kế toán phải xử lý trường hợp này như thế nào?
- Căn cứ vào khoản 3, điều 20 Thông tư 39/2014/TT-BTC ban hành ngày 31 tháng 03 năm 2014: “3. Trường hợp hóa đơn đã lập và giao cho người mua, đã giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ, người bán và người mua đã kê khai thuế, sau đó phát hiện sai sót thì người bán và người mua phải lập biên bản hoặc có thỏa thuận bằng văn bản ghi rõ sai sót, đồng thời người bán lập hóa đơn điều chỉnh sai sót. Hóa đơn ghi rõ điều chỉnh (tăng, giảm) số lượng hàng hóa, giá bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng…, tiền thuế giá trị gia tăng cho hóa đơn số…, ký hiệu… Căn cứ vào hóa đơn điều chỉnh, người bán và người mua kê khai điều chỉnh doanh số mua, bán, thuế đầu ra, đầu vào. Hóa đơn điều chỉnh không được ghi số âm (-).”
- Và tại công văn số 77722/CT-TTHT do Cục Thuế Tp. Hà Nội ban hành ngày 23 tháng 11 năm 2018 có kết luận: “Trường hợp Công ty thuê nhà của Công ty CP IHanoi cho chuyên gia nước ngoài ở, khi trả tiền thuê nhà 6 tháng đã nhận được hóa đơn của Công ty CP IHanoi xuất. Do thời gian thuê nhà kết thúc trước thời hạn, Công ty được Công ty CP IHanoi trả lại tiền thuê nhà cho 3 tháng chưa sử dụng thì hai bên lập biên bản hoặc có thỏa thuận bằng văn bản ghi rõ nội dung điều chỉnh, đồng thời Công ty CP IHanoi lập hóa đơn điều chỉnh. Hóa đơn ghi rõ điều chỉnh giảm số tháng cho thuê, giá thuê, thuế suất thuế giá trị gia tăng…, tiền thuế giá trị gia tăng cho hóa đơn số…, ký hiệu… Căn cứ vào hóa đơn điều chỉnh, các bên kê khai điều chỉnh doanh số mua, bán, thuế đầu ra, đầu vào. Hóa đơn điều chỉnh không được ghi số âm (-).”
Đối với trường hợp cho thuê dịch vụ và đã xuất hóa đơn theo thời hạn trên hợp đồng. Nhưng khách hàng kết thúc hợp đồng trước thời hạn thì 2 bên lập biên bản điều chỉnh thời hạn hợp đồng. Đồng thời, bên bán hàng xuất hóa đơn điều chỉnh giảm. Và thực hiện kê khai thuế cho hóa đơn điều chỉnh giảm này trong kỳ kê khai tương ứng.
Trên đây là 2 trường hợp phổ biến nhất mà các doanh nghiệp thường gặp phải cũng như cách xử lý phù hợp trong việc cung cấp dịch vụ nhưng có thay đổi trong quá trình cung cấp dịch vụ liên quan đến hóa đơn giá trị gia tăng và dẫn đến sai sót. Fast Quality hy vọng qua bài viết trên đã giải đáp được tất cả những thắc mắc của các bạn về vấn đề này và nếu doanh nghiệp bạn cần sự hỗ trợ và tư vấn miễn phí trong việc sử dụng dịch vụ kế toán hãy liên hệ ngay với chúng tôi nhé!
