Các doanh nghiệp thực hiện thuê ngoài dịch vụ kế toán thuế cần phải cẩn trọng hơn với các công việc “hậu kỳ” quyết toán thuế, hiển nhiên, việc sử dụng các dịch vụ thuê ngoài trong quá trình kinh doanh là một hình thức mang lại lợi ích lớn cho nền kinh tế, vì mọi thứ sẽ được tiết kiệm và chi phí làm việc rẻ hơn rất nhiều. Tuy nhiên khi thuê ngoài dịch vụ kế toán thuế, phần lớn công việc liên quan đến báo cáo thuế, hồ sơ kế toán thuế và báo cáo quyết toán cuối năm phụ thuộc vào đơn vị cung cấp dịch vụ. Đa phần các doanh nghiệp lúng túng trong việc này hoặc phạm phải sai lầm là phó thác toàn bộ cho đơn vị cung cấp dịch vụ, dẫn đến các hệ lụy không mong muốn hoặc thậm chí phải trả giá đắt bằng tiền phạt, tiền truy thu thuế. Hôm nay hãy cùng Fast Quality tìm hiểu về những vấn đề thường mắc phải của doanh nghiệp khi sử dụng dịch vụ này.
Sai lầm cố hữu của doanh nghiệp khi thuê ngoài dịch vụ kế toán thuế
Phần lớn các giám đốc doanh nghiệp nhỏ hiện nay nghĩ một cách quá “đơn giản” rằng chỉ cần thuê người “khai thuế” là xong mà không biết rằng điều cốt yếu quan trọng hơn việc khai thuế là làm sổ sách kế toán, biên soạn các quy chế để kiện toàn hồ sơ giải trình chi phí được trừ trước khi xác định thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp. Hơn nữa, không phải cứ nộp xong báo cáo quyết toán thuế hàng năm là xong, mà còn phải đợi đến khi nào hoàn thành việc thanh kiểm tra thuế của cơ quan thuế quản lý mới thực sự “xong”. Việc này thường phát sinh sau 3-5 năm đối với doanh nghiệp nhỏ.
Việc này thường phát sinh sau 3-5 năm đối với doanh nghiệp nhỏ
Có nhiều chủ doanh nghiệp không phân biệt được rạch ròi thuế GTGT, thuế TNCN, thuế TNDN và chỉ nhìn nhận chung chung là “thuế phải nộp” nên không tránh khỏi những câu hỏi “sao vừa nộp thuế xong lại nộp thuế” (Tức là mới nộp thuế GTGT, giờ lại nộp thuế TNCN hoặc TNDN tạm tính. Xin lý giải rằng, chỉ có thuế TNDN là thuế của doanh nghiệp do doanh nghiệp nộp tùy thuộc vào kết quả kinh doanh (Lỗ/Lãi) trong năm tài chính, còn thuế GTGT và thuế TNCN là không phải của doanh nghiệp mà chỉ là nghiệp vụ “khấu trừ” rồi nộp thay. Bản chất của khấu trừ thuế GTGT chỉ là doanh nghiệp “tạm ứng” tiền nộp thuế rồi “kỳ vọng” thu lại được khi bán hàng ra. (không đề cập đến các trường hợp cố tình gian lận và chiếm dụng thuế GTGT).
Không biết đã có bao nhiêu doanh nghiệp ham dịch vụ kế toán giá rẻ, chỉ chú trọng đến việc “trốn thuế” mà sau đó phải mắng và cãi vã với nhau vì kết quả dịch vụ tồi tệ? Để tránh lúng túng và không hiểu nhau trong việc kết hợp giữa hai bên doanh nghiệp cần làm rõ các vấn đề đề cập dưới đây.
Nhận diện loại hợp đồng dịch vụ kế toán thuế mà doanh nghiệp sử dụng
Đối với doanh nghiệp sử dụng dịch thụ thuê ngoài thực hiện công việc báo cáo thuế và quyết toán thuế sẽ rơi vào một trong 3 hình thức của hợp đồng dịch vụ sau:
- Dịch vụ kế toán thuế trọn gói: đơn vị cung cấp dịch vụ bao trọn gói toàn bộ trình tự thủ tục từ phát hành hóa đơn, giao dịch hành chính thuế, biên tập hóa đơn chứng từ, kê khai báo cáo thuế, ghi nhận sổ sách kế toán thuế, lập báo cáo tài chính, lập báo cáo quyết toán thuế (gồm cả thuế thu nhập doanh nghiệp và thuế thu nhập cá nhân), kiện toàn hoàn thiện hồ sơ chứng từ liên quan để bảo vệ số liệu về doanh thu, thu nhập và chi phí được trừ ghi nhận trong năm và cuối cùng là trách nhiệm giải trình số liệu kế toán thuế khi có quyết định thanh tra thuế. (Việc thanh tra thuế có thể xảy ra sau 1 đến 5 năm kể từ ngày kết thúc kỳ quyết toán thuế của năm hiện hành).
Dịch vụ kế toán
- Dịch vụ kế toán thuế soát xét: Doanh nghiệp tự bố trí nhân sự biên tập hồ sơ, thực hiện giao dịch hành chính thuế, kê khai báo cáo thuế, ghi nhận sổ sách kế toán thuế và đơn vị cung cấp dịch vụ sẽ soát xét, đánh giá lại tính trung thực, hợp lý, hợp lệ của các báo cáo cũng như hồ sơ chứng từ theo định kỳ Tháng/Quý/Năm (tùy theo thỏa thuận cụ thể). Có thể bao gồm việc tư vấn định hướng tổ chức công tác kế toán thuế hoặc không.
- Dịch vụ quyết toán thuế cuối năm (Chỉ theo vụ việc cuối năm, làm 1 lần trước kỳ quyết toán): là doanh nghiệp tự kê khai báo cáo thuế hàng tháng/quý nhưng cuối năm vì lý do nào đó không thể hoặc có sự thay đổi nhân sự bất thường dẫn tới phải thuê dịch vụ quyết toán thuế 1 lần. Việc thuê dịch vụ loại này cũng có 2 cách làm:
- Cách 1 là đơn vị cung cấp dịch vụ nhận số liệu kế toán tổng hợp và các tờ khai thuế trong năm đã thực hiện để lập báo cáo.
- Cách 2 là đơn vị cung cấp dịch vụ phải ghi nhận lại toàn bộ số liệu phát sinh trong cả năm tài chính rồi mới lập báo cáo quyết toán.
Ngoài ra còn có các dịch vụ khác theo vụ việc phát sinh như: hoàn thuế GTGT, tư vấn thuế vụ việc…
>>> Xem thêm: Các sai sót cần tránh khi quyết toán thuế
Các nội dung cần đàm phán khi quyết định thuê ngoài dịch vụ kế toán thuế
Bạn cần xem kỹ những nội dung cần thiết sau trước khi đi đến việc kí kết hợp đồng chính thức:
- Doanh nghiệp thuê ngoài dịch vụ kế toán thuế cần rõ ràng check-list công việc mà bên cung cấp dịch vụ phải làm thay cho doanh nghiệp mình. Liệt kê càng chi tiết càng tốt, ví dụ:
- Thông báo phát hành hóa đơn.
- Kê khai báo cáo thuế GTGT.
- Kê khai báo cáo thuế TNCN.
- Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn.
- Giải trình/Phúc đáp với cơ quan thuế khi có vụ việc/giao dịch phát sinh.
- Hạch toán nghiệp vụ kế toán thuế và in sổ sách kế toán thuế.
- Lập báo cáo tài chính.
- Tư vấn – biên soạn – hoàn thiện toàn bộ hồ sơ kế toán thuế (bao gồm các quy chế có liên quan theo luật định).
- Lập báo cáo quyết toán thuế cuối năm.
- Giải trình số liệu thanh tra thuế – điều khoản này có thể kèm theo phụ phí ngoài giá phí của hợp đồng.
Nội dung đàm phán phải có
- Tùy thuộc vào dạng thức của hợp đồng dịch vụ mà doanh nghiệp yêu cầu thì có nội dung thỏa thuận sao cho phù hợp ở 2 mức “Làm thay” hoặc “Tư vấn soát xét” nhưng cần đảm bảo là phải yêu cầu đủ các nội dung liệt kê ở trên.
- Nên đưa ra điều khoản: “Bên cung cấp dịch vụ kế toán thuế phải đảm bảo và chịu trách nhiệm bảo vệ thành công ít nhất 95% giá trị chi phí được trừ đã ghi nhận và lập trong báo cáo quyết toán thuế”.
- Nên yêu cầu có biên bản bàn giao hồ sơ, tài liệu cho những lần bàn giao hồ sơ tài liệu để thực hiện. Doanh nghiệp đi thuê chỉ nên giao chứng từ và hồ sơ dạng copy, không nên giao bản gốc.
- Nên nêu rõ trách nhiệm bên nào phụ trách việc nộp các tờ khai/báo cáo thuế kèm theo trách nhiệm bảo quản và quản lý hạn dùng của chữ ký số.
- Nên yêu cầu bên cung cấp dịch vụ phải báo cáo nhanh bằng Email từng tháng/quý về các chỉ tiêu:
- Thuế GTGT còn được khấu trừ/hoặc phải nộp.
- Tổng doanh thu/Thu nhập chịu thuế.
- Tổng chi phí hợp lý hợp lệ có thể ghi nhận.
- Giá trị thuế TNDN dự kiến trong kỳ và giải pháp cho kỳ kế tiếp.
- Cũng nên thỏa thuận trước về việc đơn vị có bao trọn gói sử dụng phần mềm kế toán hay không? nếu có thì giả định khi hợp đồng kết thúc giữa chừng bản quyền phần mềm kế toán đó có chuyển giao lại cho doanh nghiệp hay không? Có chuyển giao giữ liệu để doanh nghiệp tiếp tục công việc kế toán thuế theo cách tự làm hoặc thuê nhà cung cấp khác?
Nội dung cần yêu cầu từ đơn vị cung cấp dịch vụ kế toán thuế
Nội dung cần yêu cầu từ đơn vị cung cấp dịch vụ kế toán thuế
Ngoài những nội dung được cam kết hoàn thành từ đơn vị thực hiện dịch vụ bạn cũng có thể đòi hỏi thêm việc các công ty này sẽ cung cấp các hạng mục sau:
- Hãy yêu cầu đơn vị cung cấp dịch vụ in kết quả nộp báo cáo thuế, báo cáo tài chính cho cả năm tài chính, đã có ký xác nhận (ký điện tử) của cả doanh nghiệp và Tổng cục thuế.
- Yêu cầu đơn vị cung cấp dịch vụ xác nhận bằng văn bản hoặc email về các thông tin: Doanh thu, giá vốn, chi phí quản lý, thuế phải nộp, thời hạn nộp, nên làm gì trong năm kế tiếp để tối ưu thuế phải nộp.
- Hãy yêu cầu nhà cung cấp dịch vụ lập báo cáo giải trình số liệu.
- Trong 15 ngày kể từ ngày hoàn thành nộp quyết toán, đơn vị cung cấp dịch vụ phải in toàn bộ chứng từ, hồ sơ kế toán thuế, ghim kẹp với chứng từ gốc đóng thành từng quyển gọn gàng giao lại cho doanh nghiệp ký và bảo quản.
- Đơn vị cung cấp dịch vụ kế toán thuế phải bàn giao kèm theo tài liệu in là 1 bản mềm dạng file Excel tất cả các sổ sách, báo cáo, bảng kê, bảng tính, báo cáo tài chính, báo cáo quyết toán để doanh nghiệp lưu trữ – đề phòng các rủi ro mất số liệu và không thể giải trình khi có đoàn thanh tra thuế.
>>>Xem thêm: Dịch vụ quyết toán thuế – Giải pháp nhanh chóng và tiết kiệm nhất cho doanh nghiệp
Mong rằng những thông tin bên trên sẽ giúp bạn có thêm kiến thức và kinh nghiệm trong việc thuê ngoài dịch vụ kế toán. Ngoài ra bạn có thể liên hệ trực tiếp đến công ty cung cấp dịch vụ về kế toán và thuế của Fast Quality để được tư vấn nhanh chóng, uy tín.
